MS Word Basic Knowledge

सरकारी नौकरी और कार्यालय Document कार्य के लिए मूलभूत ज्ञान

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अध्याय सूची

अध्याय 1

MS Word का परिचय

MS Word Microsoft का Word Processor Software है। इसमें पत्र, प्रतिवेदन, नोटिस, आवेदन और अन्य Document तैयार किए जाते हैं। Office, सरकारी कार्यालय और परीक्षा दोनों में Word का मूल ज्ञान उपयोगी है।

Quick Learn

  • •Word Processor = Text लिखने और Format करने का Software
  • •Document = Word की File; जैसे Application.docx
  • •Ribbon = ऊपर के Tab और Command का समूह
  • •Status Bar = नीचे Page Number, Word Count आदि दिखाता है

MS Word क्या है?

MS Word में हम Typed Text को Format करके Professional Document बना सकते हैं। Typing Test के बाद Office में अक्सर Word पर ही कार्य होता है।

LibreOffice Writer और Google Docs भी Word Processor हैं, पर MS Word सबसे अधिक प्रचलित है।

मुख्य Screen भाग

  • Title Bar — File का नाम और Window Control
  • Ribbon — Home, Insert, Layout, Review जैसे Tab
  • Quick Access Toolbar — Save, Undo, Redo
  • Document Area — मुख्य लेखन क्षेत्र
  • Ruler — Margin और Indent देखने के लिए
  • Status Bar — Page, Words, Language

Practice Task

  1. MS Word खोलकर Blank Document देखें।
  2. Ribbon के Home और Insert Tab के नाम लिखें।
  3. Status Bar में Page Number और Word Count देखें।

Mini Revision

  • ✓ Word Processor = Text Document Software
  • ✓ Ribbon = Commands का समूह
अध्याय 2

Document बनाना और Save करना

नया Document File → New से बनता है। Save से परिवर्तन सुरक्षित रहते हैं। Save As से नया नाम या स्थान चुन सकते हैं।

Quick Learn

  • •Ctrl + N = New Document
  • •Ctrl + S = Save
  • •Ctrl + O = Open
  • •F12 = Save As
  • •.docx = आधुनिक Word File Extension

New, Open, Save

  • New — नई Blank File या Template
  • Open — पुरानी File खोलना
  • Save — वही File में परिवर्तन सुरक्षित करना
  • Save As — नया नाम, स्थान या Format
  • AutoSave — Office 365 में स्वतः Save (यदि उपलब्ध हो)

File Extension

  • .docx — आधुनिक MS Word Format
  • .doc — पुराना Word Format
  • .pdf — Print/Share के लिए; Word से Export
  • .txt — Plain Text; Formatting नहीं रहती

Practice Task

  1. नया Document बनाकर अपना नाम Type करें।
  2. Ctrl + S से Desktop पर Save करें।
  3. Save As से Copy बनाकर नया नाम दें।

Mini Revision

  • ✓ Ctrl + S = Save
  • ✓ .docx = Word File
अध्याय 3

Text Formatting

Formatting से Text सुंदर, स्पष्ट और पढ़ने योग्य बनता है। Home Tab में Font Group सबसे अधिक उपयोग होता है।

Quick Learn

  • •Ctrl + B = Bold
  • •Ctrl + I = Italic
  • •Ctrl + U = Underline
  • •Font Size बढ़ाने/घटाने — Home Tab
  • •Font Color और Highlight Text

Font Formatting

  • Font Name — Arial, Times New Roman, Mangal (Hindi)
  • Font Size — 12, 14, 16 Points
  • Bold, Italic, Underline
  • Font Color — Text का रंग
  • Text Highlight — पीले रंग जैसा Mark
  • Strikethrough, Subscript, Superscript

Format Painter

Format Painter से एक Text की Style दूसरे Text पर लगा सकते हैं। पहले Source Text चुनें, Format Painter Click करें, फिर Target Text चुनें।

Practice Task

  1. Heading को Bold और Size 16 करें।
  2. Body Text Size 12 रखें।
  3. एक Important शब्द Highlight करें।
  4. Format Painter से Style Copy करें।

Mini Revision

  • ✓ Bold = मोटा Text
  • ✓ Format Painter = Style Copy
अध्याय 4

Paragraph और Alignment

Paragraph Formatting से Line Spacing, Indent और List व्यवस्थित होते हैं। Alignment से Text Left, Center, Right या Justify होता है।

Quick Learn

  • •Left Align — बायाँ (Default Hindi/English)
  • •Center Align — मध्य
  • •Right Align — दायाँ
  • •Justify — दोनों किनारों से समान
  • •Line Spacing — 1.0, 1.5, 2.0

Alignment

  • Left — सामान्य पत्र और नोटिस
  • Center — Title और Heading
  • Right — Date या Signature Line
  • Justify — Formal Report

Paragraph Tools

  • Bullets — • चिह्न वाली सूची
  • Numbering — 1, 2, 3 क्रम सूची
  • Increase/Decrease Indent
  • Line and Paragraph Spacing
  • Sort — Selected Paragraph Sort (Text)

Practice Task

  1. Title Center Align करें।
  2. तीन Points की Bullet List बनाएँ।
  3. Paragraph Line Spacing 1.5 Set करें।

Mini Revision

  • ✓ Justify = दोनों किनारे समतल
  • ✓ Bullet = बिन्दु सूची
अध्याय 5

Page Setup और Margins

Layout Tab में Page Setup से Paper Size, Orientation और Margins नियंत्रित होते हैं। Official Letter में Margin सही होना आवश्यक है।

Quick Learn

  • •Portrait = ऊर्ध्वाधर Page
  • •Landscape = क्षैतिज Page
  • •A4 = सामान्य Paper Size (India)
  • •Margin = Page के चारों ओर खाली स्थान
  • •Section Break — अलग Section Format

Page Setup Options

  • Orientation — Portrait / Landscape
  • Size — A4, Letter, Legal
  • Margins — Normal, Narrow, Wide, Custom
  • Columns — एक Page पर Column विभाजन
  • Breaks — Page Break, Section Break

Margin का महत्व

Binding के लिए Left Margin थोड़ा बड़ा रखा जाता है। Print से पहले Margin और Orientation जाँचें।

Practice Task

  1. A4 Portrait Set करें।
  2. Normal Margin Apply करें।
  3. Page Break Insert करके दूसरा Page देखें।

Mini Revision

  • ✓ Portrait = लम्बा Page
  • ✓ Margin = किनारे की खाली जगह
अध्याय 6

Tables

Table से Row और Column में Data व्यवस्थित लिखा जाता है। Marksheet, Fee List, Attendance Register Table में आसान होते हैं।

Quick Learn

  • •Insert → Table
  • •Row = क्षैतिज पंक्ति
  • •Column = ऊर्ध्वाधर स्तम्भ
  • •Merge Cells — Cells मिलाना
  • •Table Design — Border और Style

Table बनाना

  • Insert Tab → Table → Grid Size चुनें
  • Tab Key — अगले Cell में जाना
  • Enter — Cell में नई Line (Settings पर निर्भर)
  • Add Row Above/Below, Delete Row
  • Add Column Left/Right, Delete Column

Table Formatting

  • Merge Cells — कई Cells एक करना
  • Split Cells — Cell विभाजन
  • Borders — Line Style और Color
  • Shading — Cell Background Color
  • AutoFit — Content के अनुसार Width
Student Attendance (Table उदाहरण)
Roll No.NamePresent
101RaviYes
102SitaYes
103AmitNo

Practice Task

  1. 3 Column × 4 Row Table Insert करें।
  2. Header Row Bold करें।
  3. Border All Apply करें।
  4. दो Cells Merge करके Title लिखें।

Mini Revision

  • ✓ Merge = Cells मिलाना
  • ✓ Tab = अगला Cell
अध्याय 7

Header, Footer और Page Number

Header Page के ऊपर, Footer नीचे हर Page पर दोहराया जाता है। Page Number, Date और File Name अक्सर Footer में होते हैं।

Quick Learn

  • •Insert → Header / Footer
  • •Page Number — Top, Bottom, Margin
  • •Different First Page — पहला Page अलग
  • •Double-click Header/Footer — Edit Mode
  • •Close Header and Footer — Edit समाप्त

Header और Footer

  • Header — Office Name, Logo, Title
  • Footer — Page Number, Date, Signature Note
  • Link to Previous — Section में Same Header
  • Different Odd & Even Pages — Book Style

Page Number

Insert → Page Number → Position चुनें। Format में 1, 2, 3 या i, ii, iii Style हो सकता है। Official Letter में कभी Page Number नहीं, Report में अक्सर Footer में।

Practice Task

  1. Header में Office Name लिखें।
  2. Footer में Page Number Bottom Center लगाएँ।
  3. Print Preview में Header/Footer देखें।

Mini Revision

  • ✓ Header = ऊपर दोहराया भाग
  • ✓ Footer = नीचे दोहराया भाग
अध्याय 8

Print और PDF Export

Print Preview से Print से पहले Layout देखें। PDF Export से File Mobile और Email पर भेजना आसान होता है। File Handling में Backup और सही Folder भी महत्वपूर्ण है।

Quick Learn

  • •Ctrl + P = Print
  • •Print Preview — Final Look
  • •Save As → PDF — PDF Export
  • •Copies — कितनी Print
  • •Print Selection — केवल चुना Text

Print Settings

  • Print Preview — Page Layout जाँच
  • Printer Selection — Device चुनें
  • Pages — All, Current, Range (1-3)
  • Print One Sided / Two Sided
  • Collated — Set क्रम में Print

PDF Export और File Handling

File → Save As → PDF से Document PDF बनाएँ। PDF Formatting सुरक्षित रखता है और Share करना सरल है।

  • Save — नियमित Backup की आदत
  • Folder — Subject/Date के अनुसार व्यवस्था
  • Rename — स्पष्ट File Name
  • Do not open unknown Email Attachment

Practice Task

  1. Print Preview खोलकर Margin जाँचें।
  2. PDF Save करके Desktop पर रखें।
  3. नीचे MCQ अभ्यास करें।

Mini Revision

  • ✓ Ctrl + P = Print
  • ✓ PDF = Share Format

MS Word Shortcuts

ShortcutAction
Ctrl + NNew Document
Ctrl + OOpen
Ctrl + SSave
F12Save As
Ctrl + PPrint
Ctrl + BBold
Ctrl + IItalic
Ctrl + UUnderline
Ctrl + CCopy
Ctrl + VPaste
Ctrl + ZUndo
Ctrl + YRedo
Ctrl + FFind
Ctrl + HReplace
Ctrl + ASelect All
MCQ Practice — 15 प्रश्न
पहले खुद से उत्तर सोचें, फिर नीचे देखें।
  1. MS Word किस प्रकार का Software है?
  2. Word Document की आधुनिक File Extension क्या है?
  3. Ctrl + S किसके लिए है?
  4. Ctrl + B किसके लिए है?
  5. Ribbon क्या है?
  6. Portrait Orientation का अर्थ?
  7. Landscape Orientation का अर्थ?
  8. Table Insert किस Tab से होता है?
  9. Merge Cells का काम?
  10. Header कहाँ दिखता है?
  11. Footer कहाँ दिखता है?
  12. Ctrl + P किसके लिए है?
  13. PDF Save क्यों उपयोगी है?
  14. Justify Alignment का अर्थ?
  15. Format Painter का काम?

उत्तर

1. MS Word किस प्रकार का Software है?

Word Processor

2. Word Document की आधुनिक File Extension क्या है?

.docx

3. Ctrl + S किसके लिए है?

Save

4. Ctrl + B किसके लिए है?

Bold

5. Ribbon क्या है?

Tab और Command का समूह

6. Portrait Orientation का अर्थ?

ऊर्ध्वाधर Page

7. Landscape Orientation का अर्थ?

क्षैतिज Page

8. Table Insert किस Tab से होता है?

Insert

9. Merge Cells का काम?

Cells को एक करना

10. Header कहाँ दिखता है?

Page के ऊपर

11. Footer कहाँ दिखता है?

Page के नीचे

12. Ctrl + P किसके लिए है?

Print

13. PDF Save क्यों उपयोगी है?

Share और Formatting सुरक्षित रखने के लिए

14. Justify Alignment का अर्थ?

दोनों किनारों से समान पंक्ति

15. Format Painter का काम?

Formatting Copy करना

Final Practice Project — Office Notice

Office Notice Document — Heading, Body, Table, Header/Footer और PDF Export।

  1. New Document बनाएँ — Title Center Bold
  2. Body Paragraph Left Align, Line Spacing 1.5
  3. 3 Column Table — Name, Designation, Contact
  4. Header में Office Name, Footer में Page Number
  5. Print Preview देखें
  6. PDF Export करें
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