Excel / Spreadsheet Basic Knowledge

सरकारी नौकरी और कार्यालय कार्य के लिए मूलभूत ज्ञान

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अध्याय सूची

  • अध्याय 1

    Spreadsheet क्या है?
    Workbook, Worksheet, Row, Column और Cell को सरल उदाहरण से समझें।
    WorkbookCellBasics
    आरम्भ करें

  • अध्याय 2

    Excel Screen और Data Entry
    Ribbon, Formula Bar, Sheet Tabs, Save और AutoFill सीखें।
    RibbonData EntrySave
    आरम्भ करें

  • अध्याय 3

    Formatting और Table बनाना
    Font, Border, Alignment, Wrap Text और सही Table layout सीखें।
    FormattingTableWrap Text
    आरम्भ करें

  • अध्याय 4

    Basic Formulas and Functions
    Formula, SUM, AVERAGE, IF, COUNTIF और SUMIF का मूल ज्ञान।
    FormulaFunctionIF
    आरम्भ करें

  • अध्याय 5

    Sort, Filter और Chart
    Data को क्रम में लगाना, छाँटना और Chart में दिखाना सीखें।
    SortFilterChart
    आरम्भ करें

  • अध्याय 6

    Print, PDF और MCQ Practice
    Print Preview, Page Setup, PDF Export, Shortcuts और MCQ अभ्यास।
    PrintPDFMCQ
    आरम्भ करें
अध्याय 1

Spreadsheet क्या है?

Spreadsheet एक डिजिटल Register की तरह है। इसमें Row और Column के माध्यम से जानकारी व्यवस्थित रूप से लिखी जाती है। Excel, LibreOffice Calc और Google Sheets Spreadsheet Software के उदाहरण हैं।

Quick Learn

  • •Workbook = पूरी Excel File
  • •Worksheet = Workbook के अंदर की एक Sheet / Page
  • •Cell = Row और Column का मिलन बिन्दु
  • •Cell Address = A1, B2, C10 जैसा स्थान

Spreadsheet का सरल अर्थ

Spreadsheet का अर्थ है — पंक्ति (Row) और स्तम्भ (Column) वाला डिजिटल पत्र। पहले Office में Register रखा जाता था; अब वही कार्य Excel या Calc में तेजी से होता है।

नौकरी परीक्षा और Office दोनों में Spreadsheet का मूलभूत ज्ञान पूछा जाता है।

मुख्य शब्द

  • Workbook — Excel की पूरी File; जैसे StudentRecord.xlsx
  • Worksheet — Workbook के अंदर की एक Sheet; नीचे Sheet Tabs से बदलते हैं
  • Row — क्षैतिज पंक्ति; 1, 2, 3…
  • Column — ऊर्ध्वाधर स्तम्भ; A, B, C…
  • Cell — Row और Column का intersection
  • Cell Address — A1 = Column A, Row 1

File Formats

  • .xlsx — आधुनिक Excel Format
  • .xls — पुराना Excel Format
  • .ods — LibreOffice Calc Format
  • .csv — Comma से अलग किया गया साधारण Text Data

उपयोग के उदाहरण

  • Marksheet / अंक सूची
  • Attendance / उपस्थिति Register
  • Expense / खर्च की सूची
  • Typing Speed Record
  • Job Application Tracker
  • Bill / Invoice
  • Salary Calculation
  • Result Analysis
उदाहरण — छात्र Marksheet (Sample Data)
Roll No.NameHindiEnglishComputer
101राम726885
102सीता889179
103अमित657074

Practice Task

  1. नया Workbook बनाएँ।
  2. Sheet 1 का नाम Marksheet रखें।
  3. Heading Row में Roll No., Name, Hindi, English, Computer लिखें।
  4. कम से कम 5 छात्रों का Sample Data भरें।
  5. File को StudentMarksheet.xlsx नाम से Save करें (Ctrl + S)।

Mini Revision

  • ✓ Workbook = File, Worksheet = Sheet
  • ✓ Cell Address हमेशा Column + Row होता है — जैसे B2
  • ✓ Spreadsheet = डिजिटल Register
अध्याय 2

Excel Screen और Data Entry

Excel Screen को समझने से Data Entry आसान हो जाती है। Title Bar, Ribbon, Formula Bar, Worksheet Area और Sheet Tabs — ये सभी मिलकर Excel का मुख्य Interface बनाते हैं।

Quick Learn

  • •Ribbon = Commands का मुख्य Toolbar
  • •Formula Bar = Cell में लिखा Formula या Text दिखाता है
  • •Name Box = चुने गए Cell का Address दिखाता है
  • •Ctrl + S = File Save

Screen के मुख्य भाग

  • Title Bar — File का नाम और Window controls
  • Ribbon — Home, Insert, Page Layout जैसे Tabs और Commands
  • Formula Bar — Cell Content देखने और Edit करने के लिए
  • Name Box — Active Cell Address (जैसे C5)
  • Worksheet Area — Row-Column वाला मुख्य कार्य क्षेत्र
  • Sheet Tabs — Workbook की अलग-अलग Worksheets
  • Status Bar — Sum, Average, Count जैसी जानकारी

Cell और Range चुनना

एक Cell चुनने के लिए उस पर click करें। Range चुनने के लिए Mouse drag करें — जैसे A1 से D1 तक।

Data के प्रकार

  • Text — Name, Address
  • Number — Marks, Amount
  • Date — 25/06/2026
  • Time — 10:30 AM
  • Formula — =SUM(B2:D2) जैसा Calculation

AutoFill और Row/Column

AutoFill — Cell के कोने पर छोटा Square (Fill Handle) drag करके Serial Number या Pattern भरें।

Row Insert/Delete — Right-click → Insert / Delete

Column Insert/Delete — Column Header पर Right-click

Save और Save As

Save — वही File नाम और स्थान पर अपडेट करता है। Save As — नया नाम या नया Folder चुनने के लिए।

काम करते समय बार-बार Ctrl + S दबाएँ।

उदाहरण — Candidate List
S.No.NameMobileDistrictExam
1राम कुमार9876543210KanpurUP Police
2सीता देवी9123456780LucknowSSC CHSL
3अमित यादव9988776655PrayagrajRailway

Practice Task

  1. Candidate List Table बनाएँ — S.No., Name, Mobile, District, Exam।
  2. S.No. Column में AutoFill से 1 से 10 तक Number भरें।
  3. Date Column में आज की Date लिखें।
  4. File Save करें — Ctrl + S।

Mini Revision

  • ✓ Formula Bar = Cell Content
  • ✓ Sheet Tab = Worksheet बदलना
  • ✓ Ctrl + S = Save
अध्याय 3

Formatting और Table बनाना

Formatting से Sheet पढ़ने में आसान और Professional दिखती है। Font, Border, Alignment और Wrap Text — ये Office और Exam दोनों में उपयोगी हैं।

Quick Learn

  • •Bold / Italic / Underline — Text Formatting
  • •Alignment — Left, Center, Right
  • •Wrap Text — लम्बा Text Cell के अंदर दिखाएँ
  • •Merge Cells — केवल Heading के लिए; Table Data में अधिक उपयोग न करें

Font Formatting

  • Font Size बढ़ाना-घटाना
  • Bold (Ctrl + B), Italic, Underline
  • Font Color और Fill Color

Alignment और Border

  • Horizontal Alignment — Left, Center, Right
  • Vertical Alignment — Top, Middle, Bottom
  • Border — All Borders, Outside Border
  • Column Width और Row Height Adjust करें

Wrap Text और Merge Cells

Wrap Text — लम्बा Text अगली Line में दिखाता है; Column Width बढ़ाने की आवश्यकता कम होती है।

Merge Cells — Cells को मिलाकर बड़ा Heading बनाता है। सावधानी: Table के Data Rows में Merge न करें — Sort और Formula में समस्या हो सकती है।

Number और Date Formatting

  • Number — Decimal places नियंत्रित करें
  • Currency — ₹ Symbol
  • Date — DD/MM/YYYY Format
  • Percentage — % Format

अच्छी Table के नियम

  • Heading Row Bold और Center रखें
  • Border लगाएँ — Data अलग दिखे
  • Column Width समान और पढ़ने योग्य रखें
  • Empty Row/Column कम रखें
  • Total Column अलग Highlight करें
Formatting के बाद Marksheet (Sample)
Roll No.NameHindiEnglishComputerTotal
101राम726885225
102सीता889179258
103अमित657074209

Practice Task

  1. Marksheet Table बनाएँ।
  2. Heading Row Bold + Center + Border लगाएँ।
  3. Total Column जोड़ें (अभी Manual Number भी चलेगा)।
  4. Column Width Adjust करें; Wrap Text जहाँ जरूरी हो लगाएँ।

Mini Revision

  • ✓ Merge Cells — केवल Heading
  • ✓ Wrap Text — लम्बे Text के लिए
  • ✓ Border — Table स्पष्ट दिखती है
अध्याय 4

Basic Formulas and Functions

Formula Excel की शक्ति है। हर Formula = से आरम्भ होता है। Cell Reference, SUM, AVERAGE, IF, COUNTIF और SUMIF — Exam में बार-बार पूछे जाते हैं।

Quick Learn

  • •Formula हमेशा = से आरम्भ
  • •Relative Reference — Copy करने पर बदलता है (B2 → B3)
  • •Absolute Reference — $A$1 जैसा; Copy पर स्थिर
  • •Function = तैयार Formula — जैसे SUM, AVERAGE

Operators

  • + जोड़
  • − घटाव
  • * गुणा
  • / भाग

मुख्य Functions

  • SUM — योग
  • AVERAGE — औसत
  • MIN — न्यूनतम
  • MAX — अधिकतम
  • COUNT — Number Cells गिनती
  • COUNTA — खाली न हो ऐसी Cells गिनती
  • IF — Condition के अनुसार Result
  • COUNTIF — Condition वाली Cells गिनती
  • SUMIF — Condition वाले Cells का योग

सामान्य Errors

  • #DIV/0! — शून्य से भाग
  • #VALUE! — गलत Data Type
  • #NAME? — Function का नाम गलत
  • #REF! — Cell Reference हट गया
  • ##### — Column बहुत संकीर्ण

Formula Examples

=SUM(B2:D2)
=AVERAGE(B2:D2)
=IF(E2>=120,"Pass","Fail")
=COUNTIF(C2:C20,"Pass")
=SUMIF(A2:A10,"Kanpur",B2:B10)
5 छात्र Marksheet — Formula अभ्यास
NameHindiEnglishComputerTotalAverageResult
राम726885=SUM(B2:D2)=AVERAGE(B2:D2)=IF(E2>=120,"Pass","Fail")
सीता88917925886Pass
अमित65707420969.67Fail
प्रिया90859226789Pass
विकास55605817357.67Fail

Practice Task

  1. 5 छात्रों की Marksheet बनाएँ।
  2. Total = SUM, Average = AVERAGE Formula लगाएँ।
  3. Highest = MAX, Lowest = MIN Formula से निकालें।
  4. Result Column में IF Formula — Pass/Fail (120 अंक मानदण्ड)।

Mini Revision

  • ✓ Formula = से आरम्भ
  • ✓ SUM = योग, AVERAGE = औसत
  • ✓ IF = Condition
अध्याय 5

Sort, Filter और Chart

Sort Data को क्रम में लगाता है। Filter चुनी हुई जानकारी दिखाता है। Chart Data को चित्र के रूप में समझाता है — Presentation और Exam दोनों में उपयोगी।

Quick Learn

  • •Sort A→Z या छोटे→बड़े क्रम में
  • •Filter — केवल चुना Data दिखाएँ
  • •Find (Ctrl + F) और Replace (Ctrl + H)
  • •Column Chart — तुलना के लिए सर्वोत्तम

Sort के प्रकार

  • Text Sort — A to Z / Z to A
  • Number Sort — Smallest to Largest
  • Date Sort — पुराना से नया या नया से पुराना

Filter और Find

Filter — Heading Row पर AutoFilter लगाकर Condition चुनें। Duplicate Values Highlight करके Duplicate हटा सकते हैं।

Find and Replace — Ctrl + F (Find), Ctrl + H (Replace)।

Chart के प्रकार

  • Column Chart — Category की तुलना
  • Bar Chart — लम्बी Category Names के लिए
  • Line Chart — समय के साथ बदलाव
  • Pie Chart — Whole का हिस्सा (Percentage)

अच्छे Chart के नियम

  • Title स्पष्ट रखें
  • Axis Labels जोड़ें
  • अत्यधिक Colors न लगाएँ
  • गलत Chart Type न चुनें
District-wise Students (Chart के लिए)
DistrictStudents
Kanpur45
Lucknow62
Prayagraj38
Varanasi51

Practice Task

  1. District-wise Students Table बनाएँ।
  2. Students Column पर Number Sort करें।
  3. Filter से एक District चुनकर देखें।
  4. Column Chart Insert करें — District vs Students।

Mini Revision

  • ✓ Sort = क्रम
  • ✓ Filter = छँटाई
  • ✓ Chart = दृश्य प्रस्तुति
अध्याय 6

Print, PDF और MCQ Practice

Print Preview से Print से पहले Page देखें। Page Setup, Margins और Print Area — Professional Output के लिए आवश्यक हैं। PDF Export से File साझा करना आसान होता है।

Quick Learn

  • •Ctrl + P = Print
  • •Print Preview — Print से पहले Layout देखें
  • •Portrait = ऊर्ध्वाधर, Landscape = क्षैतिज
  • •Print Area — केवल चुना हिस्सा Print हो

Print Settings

  • Print Preview — Final Look देखें
  • Portrait / Landscape Orientation
  • Paper Size — A4, Legal, Letter
  • Margins — Top, Bottom, Left, Right
  • Print Area — Selected Range Set करें
  • Fit to One Page — छोटा Data एक Page पर
  • Header / Footer — Page Number, Date
  • Gridlines Print — Table Lines Print में दिखें

PDF Export

File → Save As → PDF या Print → PDF Printer से PDF बनाएँ। PDF Mobile और Email पर भेजने में सुविधाजनक है।

Print-ready Sheet के नियम

  • Heading Row Repeat करें (यदि Option उपलब्ध हो)
  • अनावश्यक Columns Hide करें
  • Page Break Preview देखें
  • Margin और Scale Adjust करें

Practice Task

  1. Marksheet पर Print Preview देखें।
  2. Portrait और Landscape दोनों Compare करें।
  3. Print Area Set करके PDF Export करें।
  4. नीचे MCQ अभ्यास करें।

Mini Revision

  • ✓ Ctrl + P = Print
  • ✓ Print Area = चुना क्षेत्र
  • ✓ PDF = Share करने योग्य Format

Excel Shortcuts

ShortcutAction
Ctrl + SSave
Ctrl + CCopy
Ctrl + VPaste
Ctrl + XCut
Ctrl + ZUndo
Ctrl + YRedo
Ctrl + FFind
Ctrl + HReplace
Ctrl + PPrint
Ctrl + ASelect All
Ctrl + BBold
F2Edit Cell
Alt + EnterNew Line inside Cell
MCQ Practice — 15 प्रश्न
पहले खुद से उत्तर सोचें, फिर नीचे देखें।
  1. Excel file को क्या कहते हैं?
  2. Workbook के अंदर की pages को क्या कहते हैं?
  3. Row और Column के मिलन बिन्दु को क्या कहते हैं?
  4. Formula किस अक्षर से आरम्भ होता है?
  5. A1 क्या है?
  6. SUM Function क्या करता है?
  7. AVERAGE Function क्या करता है?
  8. Sort का काम क्या है?
  9. Filter का काम क्या है?
  10. Chart का उपयोग क्यों होता है?
  11. Ctrl + P किसके लिए है?
  12. Ctrl + B किसके लिए है?
  13. 25/06/2026 किस Format का उदाहरण है?
  14. .xlsx क्या है?
  15. LibreOffice Spreadsheet Software का नाम क्या है?

उत्तर

1. Excel file को क्या कहते हैं?

Workbook

2. Workbook के अंदर की pages को क्या कहते हैं?

Worksheets

3. Row और Column के मिलन बिन्दु को क्या कहते हैं?

Cell

4. Formula किस अक्षर से आरम्भ होता है?

=

5. A1 क्या है?

Cell Address

6. SUM Function क्या करता है?

Numbers को जोड़ता है

7. AVERAGE Function क्या करता है?

औसत निकालता है

8. Sort का काम क्या है?

Data को क्रम में लगाना

9. Filter का काम क्या है?

चुना हुआ Data दिखाना

10. Chart का उपयोग क्यों होता है?

Data को दृश्य रूप में दिखाने के लिए

11. Ctrl + P किसके लिए है?

Print

12. Ctrl + B किसके लिए है?

Bold

13. 25/06/2026 किस Format का उदाहरण है?

Date Format

14. .xlsx क्या है?

आधुनिक Excel File Extension

15. LibreOffice Spreadsheet Software का नाम क्या है?

Calc

Final Practice Project — Student Result Sheet

S.No., Roll No., Name, Hindi, English, Computer, Total, Average, Result — पूर्ण Project।

  1. Table बनाएँ — S.No., Roll No., Name, Hindi, English, Computer, Total, Average, Result
  2. Total = SUM Formula
  3. Average = AVERAGE Formula
  4. Result = IF Formula (Pass/Fail)
  5. Border और Bold Heading लगाएँ
  6. Name Column पर Sort करें
  7. Result = Pass पर Filter लगाएँ
  8. District या Subject पर Column Chart बनाएँ
  9. Print Preview देखकर PDF Export करें
Next Practice Suggestion
अगला अभ्यास चुनें और दोहराएँ।
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